В последнее десятилетие документы перешли в электронный формат. Паспорта, водительские права, сертификаты, школьные журналы и дневники, больничные листы, документы для пенсии, контракты между организациями, налоговые отчётности — всё это и многое другое стало доступно в электронном виде. Электронные документы у многих вызывают вопросы — не понятно, как это работает и можно ли этому доверять. В этой статье мы рассмотрим, что такое электронный документооборот, разберёмся в том, как он работает и узнаем о его достоинствах и недостатках.
Как работает электронный документооборот
Описать работу электронного документооборота достаточно просто. Представьте себе, что одна организация желает заключить договор с другой организацией, допустим, на поставку товара. В этом случае сотрудник поставщика делает договор в электронном виде, то есть в виде компьютерного файла. Данный договор он заверяет с помощью электронной подписи.
Электронная подпись выдаётся сертифицирующим центром. Она представляет собой уникальный и достоверный сертификат, подделать который очень сложно или даже невозможно. Сертификат выдаётся в электронном виде, то есть тоже в виде файла.
Данный файл договора, который он заверил своей электронно-цифровой подписью, сотрудник отправляет в организацию, которая будет принимать товар, она является второй стороной договора. Для отправки используется специальная система ЭДО, а не обычная электронная почта или другое средство связи.
Получив договор, сотрудник организации, являющейся второй стороной договора, знакомится с документом. И если всё его устраивает, то заверяет его также с помощью своей электронно-цифровой подписи.
Как только произошло заверение документа обеими сторонами, он считается действительным и по нему выполняются обязательства. То есть организация-поставщик после этого имеет право и должна поставить указанный в договоре товар организации покупателя.
Любой документ в электронном виде, заверенный электронно-цифровой подписью, считается полноценным и действительным, он имеет полную юридическую силу, такую же, как его бумажный аналог. Электронный документ не имеет никаких юридических достоинств или недостатков перед бумажным документом.
Вам будет это интересно: Чем опасна электронная подпись для физических лиц?
Где используется электронный документооборот?
Электронный документооборот используется как во внутренних, так и во внешних делах организации. Например, электронные документы применяются при заключении договоров между подразделениями одного предприятия или между предприятием и его сотрудниками — это внутренний электронный документооборот.
Внешний электронный документооборот представляет собой движение документов между двумя разными организациями или между организацией и налоговой или другим государственным учреждением.
Кто такие операторы электронного документооборота?
Провайдер занимается передачей электронных документов между сторонами, который обеспечивает контроль за достоверностью электронных подписей, называется оператором электронного документооборота, или оператором ЭДО.
Каждый оператор ЭДО должен обеспечивать следующие функции:
- Уведомлять налоговые органы о том, что организация перешла на электронный документооборот.
- Обеспечивать высокий уровень защищённости переданных данных и не допускать утечки сведений.
- Соблюдать законодательство и меняться в соответствии с изменениями законов.
- Обеспечивать высокий уровень контроля за подлинностью электронно-цифровых подписей и не допускать их подделок.
Есть несколько сотен операторов электронного документооборота. Все они выполняют одинаковые функции и отличия у них могут быть только по следующим параметрам:
- Оперативность работы технической поддержки.
- Консультации и помощь при подключении организации к ЭДО.
- Возможности интеграции дополнительных сервисов.
- А также у всех операторов разная стоимость услуги.
Какие достоинства и недостатки у электронного документооборота
Это, наверное, главное, что интересует тех, кто собирается перейти на ЭДО — достоинства и недостатки. И у электронного документооборота действительно есть и плюсы, и минусы, которые вызывают сомнения у многих.
К достоинствам электронного документооборота относится следующее:
- Бумага со временем дорожает. Кроме того, это не экологично, так как на изготовление бумаги расходуется лес, который является долго восполняемым ресурсом. Электронный документооборот лишает необходимости использовать бумагу. Файлы документов можно генерировать в любом количестве, не тратя значительных ресурсов.
- Организация должна хранить документы в течение нескольких лет. Если фирма ведёт активную бизнес-деятельность, то за год наберётся столько документов, что потребуется целый шкаф для них. А за пять лет и одного шкафа уже не хватит. Для хранения электронных документов нужен только компьютер. Их можно хранить в любом количестве, в течение любого времени, пока существуют компьютеры.
- Обычную подпись человека легко подделать. Наверняка некоторые не раз встречались со случаями, когда подпись на документе вместо ответственного лица ставил его секретарь или помощник с его разрешения. Но подделывать подписи могут и без разрешения со злым умыслом. Электронные документы заверяются электронно-цифровыми подписями, подделка которых значительно сложнее.
- Также нельзя подделать документ. Если стороны его подписали, то изменить документ уже будет невозможно. Можно лишь аннулировать все подписи, внести корректировки и подписать заново.
- Когда ведётся бумажный документооборот, чтобы найти что-то, бывает необходимо перекопать объёмную картотеку с папками. В электронном виде документы ищутся намного быстрее.
- Электронный документ можно легко отправить в любое место с помощью интернета, хоть на другой конец света и это будет достоверный юридически полноценный документ. Чтобы отправить его аналог в бумажном виде, пришлось бы воспользоваться почтой и конвертом, а это долго и письмо может затеряться.
- Потеря бумажных документов от случайной порчи сотрудником, пожара, наводнения или других форс-мажорных обстоятельств является достаточно вероятным событием. Если этот документ важный, то это может стоить организации очень дорого. Электронный документ нельзя потерять. Даже если компьютер, на котором он создавался, будет уничтожен, документ останется доступен в облаке через интернет.
Недостатки у ЭДО тоже есть. К ним причисляется следующее:
- Самый большой недостаток — это риск утери и перехвата данных. Несмотря на высокий уровень защищённости передачи документов, есть небольшая вероятность того, что третьи лица могут получить доступ к ним, удалить их, изменить или просто скопировать. Это негативно или даже губительно влияет на бизнес. Также документы могут быть потеряны в случае сбоя на стороне оператора ЭДО. Однако вероятность всего этого крайне маленькая. За всю историю электронного документооборота глобальных проблем в области безопасности не случалось. За безопасность данных отвечает оператор ЭДО.
- Другой недостаток, который тоже достаточно большой, заключается в том, что электронный документ — это новшество. Каждое новшество, входящее в привычный ритм жизни организации, принимается сотрудниками с трудом. Мало кто готов оперативно перейти с одного метода работы на другой. Поэтому руководителю придётся потратить ресурсы на то, чтобы внедрить ЭДО у себя в организации и оперативно наладить его работу. Также следует быть готовым к определённым сбоям на начальных этапах, пока все привыкнут. Особенно тяжело перейти на электронный документооборот сотрудникам старшего возраста, которые большую часть жизни проработали с бумажными документами. В большинстве случаев кроме того, чтобы обучиться ведению ЭДО, им также потребуется ещё и простое обучение по пользованию компьютером.
- Ещё не все организации перешли на электронный документооборот. Если предприятию придётся иметь общее дело с организацией, оставшейся на бумажном документообороте, то надо будет дублировать все документы в бумажном виде. Но этот недостаток — дело времени. На данный момент налоговая отчётность может отправляться только в электронном виде, поэтому со временем будет всё меньше организаций на бумажном документообороте.
Все эти недостатки можно нивелировать и успешно перейти на более эффективный и комфортный способ ведения документов — электронный. Посмотрите это видео, в котором рассказывается о том, что такое ЭДО и как это работает.
