Система электронного документооборота позволяет обмениваться важными бумагами в онлайн режиме. Это позволяет сократить расходы на печать и работу курьеров. Кроме того, документы передаются моментально и не требуют дополнительных действий. Для легитимации электронных документов используется электронно-цифровая подпись формата SIG. Вам достаточно один раз получить её, чтобы использовать для подписи разнообразных бумаг. В этой статье расскажем, каким образом подписать файл электронной подписью SIG, что для этого нужно и какая она бывает.
Какая бывает ЭЦП?
ЭЦП – это аналог обычной подписи в цифровом виде. В ней зашифрована информация, доказывающая, что документ был подписан лично вами. Хранится подпись в виде файла формата .sig. Он защищён от простого копирования, а также отвечает высоким стандартам безопасности. Это нужно, чтобы предотвратить хищение ЭЦП и подмену личности.
Все есть три вида электронной подписи:
- Простая. Содержит идентификацию личности владельца;
- Усиленная неквалифицированная. Получается в специальном приложении, позволяет проверять, какие изменения вносились в документ;
- Усиленная квалифицированная. Именно её обычно используют для подписи документы. Заверенные ею, они становятся равнозначны физическим бумагам.
Из-за важности усиленной квалифицированной подписи получить её просто так не получится. Для этого понадобится обратиться в организацию, имеющую лицензию от Минкомсвязи РФ. Зато её можно использовать для участия в электронных торгах и других подобных мероприятиях.
Если вы не знаете, как получить или скачать файл SIG с ЭЦП читайте об этом в статье.
Как поставить ЭЦП на документ
Есть несколько способов подписать файл при помощи SIG. Выбор метода зависит от того, какой документ нужно подписать. Во всех случаях перед установкой подписи вам понадобятся:
- Финальная версия документа. После установки ЭЦП изменения вносить будет нельзя;
- Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи;
- Программа для формирования ЭЦП;
- Программы, необходимые для электронной подписи документа.
Рассмотрим алгоритм действий с разными типами файлов подробнее.
Документ Microsoft Exel/Word
В наборе офисных программ от Microsoft встроена функция подписи документа. Но она не даёт им юридической силы, поэтому не используется. Поэтому для подписи таких бумаг используются специальные плагины. Обычно в формате MS Office сдают:
- Иски в арбитраж;
- Хозяйственные договора;
- Акты с заказчиками;
- Трудовые договора;
- И т.д.
Чтобы установить на файл ЭЦП, понадобится скачать специальную утилиту, подключаемую к текстовому редактору. Чаще всего пользуются программой «КриптоПро Office Signature». Она стоит недорого и продаётся на сайте https://www.cryptopro.ru.
Найдите соответствующий товар на сайте компании, и нажмите на пункт «Купить».
После этого откроется список с продуктами. В разделе «Дополнительное ПО» выберите пункт «КриптоПро Office Signature».
После этого откроется страница покупки. Выберите нужные вам товары и оплатите их удобным вам способом. Тогда вы сможете скачать и установить программу для подписи электронных документов на свой компьютер. Также на сайте можно получить консультацию от специалистов «КриптоПро» о том, как работать с их программой.
Также, если вы не уверены, что готовы купить утилиту сейчас, воспользуйтесь пробным режимом. Он даст вам возможность попробовать все возможности бесплатно в течение определённого срока.
После установки программы зайдите в документ и выберите пункт «Настройки». Там найдите раздел «Безопасность» и «Цифровые подписи».
В открывшемся меню понадобится выбрать, какой сертификат ЭЦП вы хотите использовать. Далее для файла создастся подпись, а вам останется нажать на «Подписать». После этого документ будет иметь юридическую силу.
Документ формата PDF
Некоторые документы создаются и отправляются в формате PDF. Для их подписи используется утилита КриптоПро PDF. Вы получите её бесплатно, если пользуетесь официальной версией программы Adobe Reader. Для других утилит от Adobe требуется покупать сервис для ЭЦП отдельно.
Лучше использовать ЭЦП вместе с программой Acrobat Reader DC. Установите и настройте обе программы. Для работы с подписью нажмите на кнопку «Работа с сертификатами» в меню документа.
Далее выберите пункт «Подписание». У вас будет возможность выбрать, какую именно ЭЦП использовать и куда её поставить.
Установка отдельной программы
Чтобы не устанавливать плагины отдельно для каждого формата файлов, можно скачать специальную программу для подписи. Для начала рекомендуем попробовать КриптоАРМ Старт. Это базовая версия утилиты, которая распространяется бесплатно. Её функционал ограничен, но подойдёт, чтобы разобраться с возможностями ЭЦП.
Прямо через интерфейс программы вы сможете выбирать документы и подписывать их различными сертификатами.
Также смотрите подробное руководство в видео:
