Как в СБИС отправить приглашение к ЭДО контрагенту

Электронный документооборот (или ЭДО) значительно упрощает работу бухгалтерам, кадровикам и другим сотрудникам компаний. Это повышает эффективность отчётности перед контролирующими органами, уменьшает риски ошибок и улучшает работу самой компании, где применяется ЭДО. На данный момент есть большое разнообразие систем, которые реализуют электронный документооборот в компании и одна из популярных это СБИС — система бухгалтерского и складского учёта. В этой статье рассмотрим, каким образом отправить контрагенту приглашение начать использовать ЭДО в рамках платформы СБИС.

Для чего приглашать контрагента к ЭДО?

Все системы ЭДО позволяют пригласить контрагентов вступить к электронному документообороту. Это делается не только для того, чтобы разработчики могли распространить свою систему, но и для упрощения отношений компании с контрагентом. Когда контрагент подключен к ЭДО необходимость передавать бумажные документы отпадает. В результате отношения между компаниями упрощаются. Поэтому если сотрудник компании приглашает к ЭДО своего контрагента, то от этого выигрывают все: разработчики системы ЭДО получают нового клиента, отношения между компаниями упрощаются и повышается их эффективность.

В системе СБИС есть два способа пригласить контрагента к ЭДО и показать им, что они тоже могут использовать у себя электронную систему документооборота: из карточки компании и из документа.

Как пригласить к ЭДО в СБИС из карточки компании?

Для того чтобы сделать приглашение в СБИС из карточки компании, совершите такие шаги:

1. В интерфейсе платформы зайдите в раздел «Компании» и введите ИНН или КПП контрагента, которого хотите пригласить в ЭДО.
2. Появится карточка компании. Чтобы пригласить их, нажмите на кнопку в виде самолёта, а потом на кнопку «Пригласить в СБИС».
3. Далее появится форма приглашения. В ней проверьте данные организации, убедитесь, что они введены верно. Затем введите электронную почту контрагента. Её надо самостоятельно запросить в их компании. И отправьте приглашение.
4. В результате контрагент получит приглашение по электронной почте, и в нём будет ссылка для того, чтобы он подключился к ЭДО.

Как пригласить к ЭДО в СБИС из документа?

Отправить приглашение контрагенту можно также и из документа, которым так и или иначе регулируются отношения между вами и ими. Например, это можно сделать через договор. Совершите такие шаги:

1. Для начала создайте документ, который будет заключен между вами и контрагентом, и заполните в нём все необходимые данные.
2. Нажмите вверху справа на кнопку «Отправить». А затем на «Saby СБИС». Введите электронную почту контрагента, и нажмите кнопку «Отправить» снизу.
3. В результате контрагент получит на электронную почту письмо со ссылкой на скачивание вашего документа, а также там будет приглашение начать пользоваться ЭДО через СБИС.

В этом видео показывается, как можно отправить приглашение контрагенту через СБИС.

Нужно ли отправлять приглашение к ЭДО, если контрагент уже подключен к СБИС?

Если контрагент уже использует у себя СБИС, вам не нужно отправлять ему приглашение подключить ЭДО, ведь электронный документооборот у него уже подключен. Обмениваться документами с таким контрагентом вы можете без предварительного приглашения, дополнительно ничего для этого не нужно делать.

Что делать, если по договору документооборот с контрагентом должен быть бумажным?

В некоторых случаях в договоре, который регулирует отношения между компаниями, указывается, что документооборот должен быть исключительно бумажным. В таком случае ввести электронный документооборот не представляется возможным, даже после отправки приглашения. В этом случае все электронные документы будут считаться недействительными.

Однако, оставлять бумажные документы было бы не рентабельно, имея возможность перейти на ЭДО. Поэтому в таких случаях заключается специальное соглашение дополнительно к договору, в котором предусматриваются условия перехода на ЭДО и все электронные документы признаются действительными.

Что делать, если контрагент не получил приглашение вступить в ЭДО через СБИС?

Если вы отправили приглашение контрагенту подключиться к ЭДО через СБИС, но он его не получил, то решить проблему можно попытаться следующими способами:

1. Убедитесь, что вы ввели верно электронную почту контрагента. Она не загружается в карточке компании автоматически, как другие данные организации. Электронную почту от контрагента желательно получить в электронном виде, например в мессенджере или взять с их сайта, чтобы была возможность скопировать и вставить. Если такой возможности нет и приходится получать почту устно, то убедитесь в том, что каждый символ записан верно.
2. Если контрагент не получил приглашение, попросите его проверить папку спам. Иногда, даже письма от надёжных отправителей попадают в эту папку. Также попросите проверить и другие папки почты тоже. На некоторых почтах кроме «Входящие» могут быть и другие папки, например, для рекламных писем и прочее.
3. Часто письма приходят мгновенно, но иногда бывает задержка Поэтому если прошло слишком мало времени, попросите контрагента проверить почту позже. Обычно на это нужно не более 30 минут.