Современный бизнес уходит от бумажных документов и преобразовывает всё в электронный формат. Это значительно облегчает процедуру обмена и заверения документами с партнёрами и контролирующими органами, а также положительно сказывается на экономическом направлении. Однако у электронных документов есть некоторые недоставки, и главный из них — это научиться пользоваться электронным документооборотом. Не всем сразу становится понятно, как это работает и как сделать правильно. В этой статье рассмотрим процесс выгрузки документа из 1С и в СБИС и узнаем, как не допустить ошибок в этом.
Как выгрузить документ из 1С?
1С — это популярная программа, которая установлена на компьютерах в большинстве офисов. Это разнонаправленный софт, который используется в первую очередь для бухгалтерского учёта, а также у него есть версии и для других направлений делопроизводства.
Документы в 1С хранятся в электронном виде и их можно оттуда выгружать разными способами и в разных форматах. Выгруженные документы потом можно использовать в других сервисах и каждый сервис поддерживает свой формат. Для СБИС документ следует выгрузить в формате PDF, то есть такой, который обычно используется для печати.
Чтобы сделать это, совершите такие шаги:
- Откройте 1С и в списке документов найдите тот, который вы хотите выгрузить в СБИС.
- В этом документе вверху нажмите кнопку «Печать».
- А потом нажмите на пункт «Универсальный передаточный документ (УПД)».
- Документ откроется, готовый для печати. Теперь сохраните файл документа себе на компьютер. Для начала рекомендуется включить галочку «Подпись и печать», чтобы эти элементы отобразились в документе. А потом нажмите на дискету вверху справа. Появится окно для выбора места сохранения. Выберите удобное вам место и сохраните.
- Теперь нажмите вверху справа на кнопку «Ещё», потом на «Это», а затем на «Выгрузить документы в файл».
- Теперь выберите параметры выгрузки — выгрузка должна осуществляться на диск в формате XML. Если эти опции выставлены верно, то нажмите кнопку «Выполнить». После этого откроется окно, где вы должны будете также выбрать, в какое место компьютере сохраняете выгрузку документа.
Как загрузить документ в СБИС?
СБИС — это система электронного документа оборота. В отличие от 1С, которая требует установки на компьютер, СБИС работает онлайн и для того, чтобы воспользоваться им, понадобиться только браузер, устанавливать дополнительно программу не нужно. В СБИС можно загружать документы, полученные от других программ, в том числе и от 1С.
Чтобы сделать это, совершите такие шаги:
- Откройте СБИС, войдите в свой профиль. Зайдите в раздел «Документы», подраздел «Исходящие».
- Нажмите на плюс вверху слева.
- Зайдите в раздел «Реализация».
- Убедитесь, что тип загружаемых документов установлен в формат «УПД», а потом нажмите кнопку «Добавить». Откроется окно, в нём вам следует выбрать два документа, которые вы ранее выгрузили из 1С. Первый в формате PDF, второй в формате XML. Оба документа следует добавить.
- Теперь нажмите вверху справа на кнопку «Отправить», чтобы отправить данный документ контрагенту. Всё, документы загружены в СБИС.
Посмотрите видео о выгрузке и загрузке документов в 1С и СБИС.
Возможные проблемы при выгрузке документов из 1С и загрузке в СБИС
Некоторые пользователи могут сталкиваться с трудностями при выгрузке и загрузке документов в этих сервисах.
Рассмотрим далее, как можно бороться с такими сложностями:
- Если не удаётся выгрузить документ из 1С, то рекомендуется сделать следующее:
- Попробуйте загрузить программу 1С и открыть заново и повторить выгрузку.
- Попробуйте перезагрузить компьютер.
- Попробуйте отключить антивирус. Он может ложно блокировать полезные файлы и заблокировать выгружаемый документ.
- Убедитесь, что на диске, куда вы выгружаете, достаточно свободного места и у вашего пользователя ПК есть права на запись файлов в этот диск.
- Если ничего не помогает, то обратитесь в службу поддержки компании, которая устанавливала вам 1С. В крупных компаниях такую поддержку также оказывают специалисты из отдела IT.
Если не удаётся загрузить документы в СБИС, то попробуйте так:
- Попробуйте отключить в браузере все расширения. Они могут негативно влиять на работу некоторых сайтов.
- Попробуйте очистить кеш браузера. Кеш — это временные файлы. Если с ними возникает какая-то проблема, то некоторые сайты могут работать неверно.
- Попробуйте зайти в СБИС в другом барузере.
- Попробуйте зайти в СБИС на другом компьютере.
- Убедитесь, что у вас достаточно качественное подключение к интернету. Попробуйте зайти на другой сайт. Если он не откроется, то подключением есть проблема. Исправить её можно так:
- Перезагрузите роутер.
- Проверьте баланс счёта у интернет-провайдера.
- Отключите файрволл и антивирус.
- Перезагрузите компьютер.
